¿Cómo gestionar adecuadamente los ordenadores de oficina?
Las oficinas se han convertido en el espacio natural de los ordenadores. A medida que el negocio se va complicando y aumentan el número de equipos informáticos, el mantenimiento de los mismos también se complica. No es lo mismo tener un despacho con un portátil o un equipo de mesa que un pequeño local con 10 o 20 ordenadores para cada empleado, lo que acaba aumentando la tasa de incidencias informáticas.
Uno de los primeros errores en la gestión de los ordenadores es dejar que cada usuario se ocupe del mantenimiento del suyo. Muchas de esas personas pueden tener conocimientos a nivel de usuario, pero muchas veces no tienen suficiente tiempo para dedicarlo a mantener su herramienta de trabajo en las mejores condiciones. Ante eso, sólo cabe un plan para gestionar adecuadamente los ordenadores de la oficina y unificar las tareas de mantenimiento.
Cómo llevar una gestión adecuada de los equipos de oficina
Si queremos desarrollar un plan que permita la correcta gestión de nuestros equipos informáticos, hemos de revisar punto por punto, tanto las cuestiones de hardware como de software, poniendo especial atención en la red informática y en la seguridad de los equipos informáticos. Algunas acciones que deben implementarse en las oficinas con múltiples ordenadores es:
1. Implementar medidas de mantenimiento predictivo. ¿En qué momento el disco duro se ha llenado? ¿Se han instalado programas sin el conocimiento del técnico informático? ¿Están los antivirus actualizados? Siempre conviene tener un control y seguimiento central de cómo se están manejando los recursos en todos los equipos para asegurarse de que se están aprovechando como es debido.
2. Instalar de base los programas esenciales. Si todos los ordenadores van a utilizar unos mismos programas, existe la opción de hacer que todos los equipos pueden acceder a un mismo software, por ejemplo utilizando programas en la nube. También puede estudiarse la posibilidad de crear un software específico para determinados fines, si no existe ninguna opción que se ajuste a la finalidad que se desea darle.
3. Poner los ordenadores en red. Si tenemos diferentes ordenadores de mesa y un equipo de trabajo, es importante que los equipos informáticos puedan estar en red para que puedan compartir archivos, utilizar una misma impresora, etc. En caso de que ya haya una red informática, asegurarse de que está bien optimizada para aprovechar bien los recursos informáticos.
4. Resolución de errores por acceso remoto. Un empleado tiene un problema con un ordenador, pero el técnico no está en ese momento. O no hay un técnico informático en la empresa. El mejor modo de arreglarlo es conectar por acceso remoto con un servicio central que podría ocuparse de la resolución de todos los problemas de software, incluso si la empresa tiene varias delegaciones.
5. Implementar un sistema de seguridad en la nube. Aparte de las medidas de mantenimiento predictivo y un adecuado sistema de seguridad online, es recomendable disponer de un sistema de back up online que permita recuperar cualquier archivo perdido o eliminado por cualquier motivo. De esta manera, la empresa se asegura menor peligro en cuestiones vitales para el negocio.
6. Efectuar tareas de limpieza periódicas. Cada cierto tiempo, es inevitable dedicar tiempo a limpiar los ordenadores por dentro para evitar que la suciedad pueda obstruir los ventiladores o dañar alguno de los componentes.
7. Instalar las actualizaciones adecuadas. Todas las implementaciones nuevas, en cuanto a actualizaciones, deben utilizarse de acuerdo a los usos informáticos habituales, así como eliminar las malas prácticas, investigar nuevos programas y utilizar mejores aplicaciones para los fines del negocio.
¿Estás tomando alguna de estas medidas en tu oficina? ¿Qué capacidad tiene y cuántos ordenadores hay? Si habéis tenido algún problema, cuéntanoslo en los comentarios.