¿Cómo hacer una estrategia de copias de seguridad para tu empresa?

Podemos optar por varias opciones a la hora de crear copias de seguridad: o lo hacemos de forma básica para tranquilizar la conciencia, o evaluamos los riesgos de verdad para evitar que cualquier tipo de imprevisto se convierta en un gasto inesperado a final de mes. Esto implica desarrollar una estrategia de copias de seguridad, que deberá seguirse con rigor para que la empresa pueda trabajar en condiciones de seguridad.

Existen diferentes fórmulas, tanto con dispositivos físicos como programas en la nube, para realizar copias de seguridad. Cualquiera que sea el sistema que utilicemos, debes cuidar de hacer copias de respaldo teniendo en cuenta algunos esenciales en tu estrategia de seguridad informática.

¿Qué ficheros debo incluir en mis copias de seguridad?

Este es un punto importante. A veces las empresas sólo guardan en las copias de seguridad los trabajos diarios de sus clientes. Pero, ¿tenemos copia de seguridad de nuestro sistema operativo? ¿hemos realizado copias de seguridad de nuestros programas?

Y en cuanto a los archivos que están en un servidor externo, sujeto a otras medidas de seguridad, como nuestra página web, ¿tenemos una copia nosotros en caso de que fallara la empresa con la que trabajamos?

¿Cada cuánto se van a hacer las copias de seguridad?

Otro detalle relevante que debes fijar en tu estrategia. ¿Cada cuánto tiempo deseas tener copias de seguridad? ¿Cada día? ¿Cada semana? La respuesta a esta pregunta depende en gran parte de la naturaleza de los ficheros.

No es necesario hacer una copia de seguridad de los archivos que no cambian demasiado, pero sí es muy importante que la última versión guardada de los ficheros muy cambiantes (trabajo diario) sea lo más actual posible, ya que si no perderemos parte de nuestro esfuerzo.

¿Las copias serán automáticas, o manuales?

En este aspecto hay que preguntarse por los riesgos de seguridad de la empresa. Cuando se estropea un ordenador, ¿sucede de improviso o con previo aviso? ¿verdad que siempre sucede en el momento más inoportuno?

Si nuestras copias son manuales, estamos sujetos a una tasa de incidencias mucho más elevada: errores humanos (al empleado se le olvidó hoy hacer el backup) o por falta de previsión en el tiempo (hice la copia de seguridad ayer, pero los trabajos del miércoles al domingo se han borrado todos).

En caso de fallo de seguridad, ¿cuánto tiempo se tarda en recuperar los archivos perdidos?

En las grandes organizaciones, esta pregunta se vuelve muy compleja. Sobre todo, en los casos en los que se ha borrado una gran parte de los ficheros necesarios para el trabajo.

La empresa no puede estar días y días esperando a encontrar un archivo, que no sabemos si estaba en el disco duro A o en el Z, ni en qué carpeta. Al igual que en cualquier almacén, un fichero mal etiquetado o sin nombre es un fichero casi perdido.

¿Has asegurado tus copias de seguridad?

Hay empresas que no tienen en cuenta que están en ocasiones guardando archivos personales de particulares o empresas y por lo tanto son de carácter privado y tienen una responsabilidad en caso de violación de la privacidad. Tu negocio es el responsable en caso de que se produjera cualquier fallo de seguridad y éste fichero cayera en malas manos.

Por tanto, no sólo has de crear copias de respaldo, sino asegurarte de que ninguna persona ajena a ti, que es con quien esa persona física o jurídica ha firmado el contrato, pueda acceder o robar esos ficheros. Se impone crear ficheros encriptados si trabajamos con backup en la nube y también disponer de un sistema de protección online actualizado.

Si fallaran las copias de respaldo, ¿tengo otras?

Resulta que hay empresas, una gran parte de ellas, que sólo trabajan con discos duros externos.Pero, ay, un día el disco duro en el que guardábamos absolutamente todo, desde inventarios hasta las facturas, se cae al suelo, se rompe y ya no se puede acceder; o lo dejamos al sol sin darnos cuenta a la hora de comer y se queman sus componentes internos. O el mismo virus que ha atacado a nuestro ordenador se ha colocado también en la unidad del disco duro y ha dañado los ficheros.

¿Qué pasa con todas las copias de seguridad que hemos hecho? ¡A la basura! A menos que tengas un plan B, un sistema de copias de seguridad en la nube que te permita recuperar tus ficheros perdidos en poco tiempo.

Teniendo estos puntos en cuenta, podremos hacer una estrategia de copias de seguridad que vaya mucho más allá de las prácticas básicas que se utilizan habitualmente. Espero que este artículo te haya sido útil. ¿Has tenido problemas porque se te han borrado los archivos o ficheros de tu ordenador? ¿Estás preocupado por lo que pueda pasar en tu empresa si un día se produce un imprevisto?

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(Photo by FrancoGG in Wikipedia)