¿Cuándo debes eliminar copias de seguridad?
Eliminar copias de seguridad siempre es un asunto sensible. ¿Por qué deberías borrar copias de seguridad? ¿Qué pasa si luego las necesitas? ¿Cuál es la mejor forma de borrarlas de modo que no quede rastro de ellas?
Si tu empresa se ha decidido a hacer copias de seguridad online, es importante que tenga estos aspectos en cuenta para poder almacenar y utilizar sus backup en las condiciones más adecuadas.
¿Por qué eliminar copias de seguridad?
Lo primero que hay que tener claro es por qué motivos habría que plantearse eliminar copias de seguridad.
-Copias de seguridad muy antiguas
¿El hecho de que las copias tengan muchos años y sean antiguos es un buen motivo para eliminarlas? Depende. Puede que esas copias ya no sean útiles como tales, pero los datos que contienen puedan integrarse en un programa de análisis de datos, que a su vez sí debería tener un respaldo.
Por otro lado, las copias de seguridad muy antiguas tampoco son convenientes si los archivos que se almacenan son inservibles. Es decir, debe tenerse en cuenta su utilidad, si no son elementos que sólo están ocupando espacio. Por ejemplo, puede tener utilidad conservar datos de hace 10 años (aunque no se almacene la factura en sí). Si bien ya no se pueden utilizar y no tenemos obligación fiscal de conservarlas, pueden ser útiles para el historial de la empresa.
-Copias de seguridad de archivos no relevantes
En ocasiones hace falta eliminar copias de seguridad no relevantes. No es conveniente, por ejemplo, almacenar documentos de trabajo o esquemas innecesarios para el análisis y gestión de la empresa. Muchas veces esta información se ha almacenado de manera desordenada en discos duros y luego termina en nuestro sistema de copias de seguridad en la nube.
Este tipo de copias con información no estructurada y poco relevante sí que conviene eliminarlas. Y habría que valorar también si merece la pena conservarse el documento original.
-Copias de seguridad infectadas
Las copias de respaldo que se han visto infectadas por algún tipo de malware también deben eliminarse, y además cuanto antes. En la trayectoria de una empresa, es posible que haya habido puertas abiertas a programas maliciosos que hayan podido afectar también a las copias de seguridad.
Lo más adecuado en estos casos es crear una nueva copia de seguridad de los archivos afectados, si conservamos el original, y eliminar del sistema los backup. Además tendrías que comprobar si ha habido más documentos afectados y cómo proceder en este caso; te recomendamos que solicites nuestros servicios de soporte.
-Copias de seguridad de ex trabajadores
Es posible que un trabajador finalice su contrato con nosotros. Su ordenador quedaría probablemente lleno con un montón de documentos almacenados, algunos útiles y otros no. Si la empresa dispone de una buena red informática y unos sistemas centralizados para almacenar la información relevante, los documentos de trabajo con los que ese empleado haya trabajado probablemente no sean importantes.
De todos modos, lo conveniente es verificarlo. Si disponemos de un software donde almacenamos presupuestos, hojas de seguimiento, facturas, etc., y esa información ha sido ya copiada en nuestros sistemas, la información que quede en el disco duro del equipo informático del trabajador es irrelevante.
En estos casos, existen métodos para poner un ordenador a cero, mucho más allá de formatear el sistema operativo. Esto permitiría a la empresa protegerse, por ejemplo, del espionaje industrial si en ese ordenador se han almacenado por ejemplo datos de gran relevancia.
-Copias de seguridad redundantes
Aunque no es un inconveniente disponer de copias de seguridad redundantes, debemos examinar hasta qué punto no nos lleva a desaprovechar recursos. ¿Qué nivel de redundancia debería tener nuestro sistema de seguridad? Lo más conveniente en estos casos es analizar los peligros y realizar una auditoría de seguridad en la empresa.
Las copias de seguridad redundantes pueden venir múltiples formatos y soportes: puede haber copias encriptadas y no encriptadas, puede haber copias en la nube, en un disco duro externo o en otros equipos informáticos. Lo importante es que todo se haga de forma racional y atendiendo a criterios de ahorro, seguridad y utilidad.
-Copias de seguridad mal estructuradas
En el caso de las copias de seguridad mal estructuradas, el gran problema es la dificultad para identificar cada fichero. Esto puede hacer que la copia de seguridad en sí misma no resulte útil, ya que en caso de necesidad de restaurarla, el proceso para averiguar de qué archivo se trata sería largo, tedioso y complejo.
La función de las copias de seguridad es ahorrarte tiempo, no quitártelo. Por eso creemos que si anteriormente contabas con sistemas para crear copias de seguridad, pero la información no está bien estructurada, es importante revisar en qué situación te encuentras y ver si se puede estructurar dicha información.
¿Tienes un sistema para realizar copias de seguridad? ¿No sabes cuándo deberías eliminar copias de seguridad para ahorrar espacio? Te invitamos a ponerte en contacto con nosotros si necesitas ayuda.